上海技术交易所交易档案管理暂行办法（暂行）

第一条 为了进一步加强上海技术交易所交易档案管理，维护交易档案的完整、真实和安全，发挥交易档案在优化资源配置、规范交易行为和加强市场监管中的作用，更好地为技术交易领域的建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《上海市交易场所管理暂行办法》、《上海市技术交易场所管理细则》，结合上海技术交易所交易工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于上海技术交易所内部交易档案的管理工作。涉及技术交易活动的转让方、受让方和交易服务机构等技术交易相关主体，可根据国家有关企业档案管理的规定参照执行。

第三条 本办法所称交易档案是指各类技术转让主体在履行相关决策和批准程序后，将合法拥有的专利、软件著作权等各类财产权利，通过上海技术交易所进行技术转让或非公开协议成交的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图 表等各种形式与载体的历史记录。

第四条 上海技术交易所交易档案工作遵循统一领导、专人管理的原则，以维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守企业商业秘密。

第五条 技术交易文件材料的管理工作应当与技术交易业务管理工作同步。在实施技术交易各项操作流程时，应同步规范相应文件材料的形成和积累要求；在办理技术交易各项审査业务时，应同步对相应文件材料的完整性、准确性和有效性进行审核；在完成一宗技术交易的各项业务流程时，应同步规范相应文件材料的整理和归档要求；在发生标的权证变更、争议处理或中止（终结）交易等动态情况时，应同步做好相应工作有关文件材料的补充收集、整理和归档工作。

第六条 技术交易文件材料立卷应由上海技术交易所技术交易部门的有关人员，根据国家有关规定，按照谁办理、谁形成的要求，分别进行收集和整理。

技术交易文件材料实行集中归档制度。与一宗技术交易有关的文件材料，应经上海技术交易所的有关部门汇总审核后，由专人负责集中归档，以确保一宗技术交易档案的成套性。

第七条 技术交易文件材料应当按自然形成的次序进行整理，保持每宗技术交易文件材料之间的有机联系及其成套性，区分保存价值，便于技术交易档案的科学管理、安全保管和有效利用。

第八条 技术交易文件材料按照一宗交易项目组成一套档案，分别置于独立的档案袋内，并进行相应的标注。

技术交易档案应按照国家有关规定，编制卷内封面及目录，便于准确检索利用。卷内目录条款填写，应与卷内文件有关信息相对应。

第九条 根据上海技术交易所的交易实际情况，结合技术交易文件的利用价值，制定《上海技术交易所交易文件材料归档范围和保管期限表》（见附件），并参照此顺序排列技术交易文件材料。

第十条 技术交易文件材料归档时间，以完成一宗技术交易后3个月为限。对于一宗技术交易完成后因故形成的有关后续文件材料，各有关部门也应按照归档要求，及时做好相应文件材料的收集和整理工作，并及时归档。

第十一条 技术交易档案作为一种专门档案，应单独设类。属类划分原则上按交易类型，结合交易项目进行分类。

第十二条 技术交易档案保管期限分为永久和定期。定期期限分为20年和10年。其中反映技术交易市场历史演变、具有较大社会影响的资本流动与企业资产重组典型案例、列为首次创新交易模式或突破交易品种的技术交易档案是重要交易档案，保管期限定为永久；属于普通案例和一般技术交易活动形成的档案，保管期限定为20年；反映技术交易相关主体资质的档案，保管期限定为10年；技术转让方提供的纸质资产评估报告（除总结报告外）可由上海技术交易所作为资料保存，保管期限定为5年。为便于利用，与纸质资产评估报告相应的电子文件版本保管期限不低于5年。

第十三条 上海技术交易所根据国家有关规定组建档案鉴定工作小组，对已超过保管期限的技术交易档案，及时开展鉴定工作。经鉴定须销毁的档案，应编制销毁清册，并经单位主管领导审查批准，由档案工作人员和指定的监销人共同监销，并在销毁清册上签字。

第十四条 上海技术交易所应建立档案统计制度，定期对档案的接收、移交、保管、利用等情况进行统计和分析，并根据单位利用需求，编制技术交易档案基本情况和专题统计报表。

第十五条 上海技术交易所应设置符合档案保管要求的档案库房，配备必要的设施设备，使档案保管达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防污染、防有害生物的“八防”要求。档案库房应与办公室、阅览室分开。库房面积应满足单位技术交易档案的存放需求。

第十六条 上海技术交易所应当将列为永久保管的技术交易档案，在单位保管满20年，按照进馆要求，向市档案馆移交。

第十七条 上海技术交易所应建立技术交易档案管理系统，加快实现技术交易纸质和电子档案“双套制”管理，确保技术交易纸质与电子文件的一致性，逐步达到技术交易电子文件材料收集、整理、编目和归档操作的自动化，达到管理现代化、信息数字化和网络化。

第十八条 技术交易档案的提供利用应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，结合单位有关保密规定，设置档案利用权限，严格履行技术交易档案査阅和借阅手续，切实做好利用技术交易档案的保密工作。采用网络方式利用技术交易电子文件时，应釆取身份认证、权限控制等安全保密措施，切实维护技术交易各方合法权益。

第十九条 技术交易操作规则和流程如发生变化，技术交易文件材料归档范围和保管期限表应作相应调整，并由上海技术交易所报市档案局和市科委等部门备案，经审核同意后实施。

第二十条 本办法由上海技术交易所负责解释和修订。

第二十一条 本办法自发布之日起施行。